SELAIN resume, surat pengiring (cover letter) juga merupakan elemen penting dalam permohonan kerja.
Surat pengiring merupakan dokumen bertulis yang biasa dihantar bersama dengan permohonan kerja atau resume.
Dokumen ini ditulis dengan ringkas, ditujukan kepada pegawai yang terlibat dengan pengambilan kerja dan menggariskan kelebihan pemohon yang sesuai dengan jawatan yang dipohon.
Walaupun surat pengiring ditulis dengan ringkas dan padat, ia boleh menjadi faktor penentu kejayaan permohonan kerja seseorang.
Surat pengiring yang baik memberikan tanggapan pertama yang baik untuk pemohon, sekali gus membuka peluang yang lebih besar untuk dipanggil ke peringkat temu duga. Begitu juga dengan surat pengiring yang lemah, peluang pemohon tipis kerana gagal menarik perhatian majikan pada peringkat awal.
ARTIKEL BERKAITAN: Cara menulis dan contoh resume terbaik menurut Universiti Harvard
Pusat Kerjaya dan Sumber Akademik Harvard Extension School menyenaraikan 10 peraturan utama dalam penulisan surat pengiring. Relevan bawakan kepada anda satu-persatu.
- Tuju pada individu spesifik
Alamatkan surat anda kepada individu yang spesifik. Dapatkan maklumat individu tersebut dari iklan kekosongan jawatan atau laman web syarikat. Individu tersebut mungkin penyelaras pengambilan, pengurus sumber manusia atau pengurus syarikat. Jika tiada maklumat, tujukan surat tersebut kepada jabatan yang spesifik.
- Susun mengikut keadaan
Jangan gunakan templat yang sama untuk semua surat pengiring. Setiap permohonan mempunyai situasi dan keperluan yang spesifik. Buat kajian sebelum menulis.
- Satu muka
Pastikan surat anda ringkas dan padat. Panjang surat tidak perlu lebih daripada satu muka. Gunakan ayat yang tepat dan berfakta, jangan guna ayat berbunga-bunga.
- Beri contoh
Apabila menyenaraikan kemahiran dan kelayakan, berikan contoh yang boleh menyokong kedua-duanya. Ini membantu majikan mengesan kelebihan yang anda ada.
- Baca semula
Selesai menulis, baca semula surat anda. Letakkan diri anda sebagai pembaca kemudian nilai, adakah kandungan surat itu mampu meyakinkan majikan untuk memilih anda sebagai pekerja?
- Saya, saya, saya, saya
Kurangkan penggunaan kata ganti nama diri pertama. Terlalu banyak “saya” buat orang jelik dan ayat anda menjadi mendatar.
- Kata kerja
Anggap surat pengiring seperti alat pemasaran diri anda. Anda sedang mengiklankan diri sendiri. Dalam penulisan pemasaran, penggunaan kata kerja perbuatan sangat penting. Kata kerja seperti “menyelesaikan”, “mengoperasikan” dan “merancang” memberikan gambaran yang jelas tentang tugas anda di tempat kerja lama.
- Semak format
Pastikan surat anda dihantar dengan kemas, sebaiknya dalam format PDF. Ketika menukar dokumen kepada PDF, pastikan semua format surat ditukar dengan tepat. Format yang tidak kemas memberikan tanggapan yang buruk tentang hasil kerja anda.
- Deskripsi kerja
Rujuk deskripsi kerja yang disediakan majikan untuk mengetahui kemahiran atau pengalaman yang diperlukan untuk memohon jawatan tersebut. Hubungkan kelayakan dan kebolehan anda dengan deskripsi tersebut.
ARTIKEL BERKAITAN: Deskripsi kerja ialah soalan bocor temu duga? Ini penjelasan jurulatih kerjaya bertauliah
- Muka taip dan saiz
Gunakan muka taip (font) dan saiz huruf yang sama untuk surat pengiring dan resume anda. Ini menunjukkan anda seorang yang kemas, antara ciri yang disukai majikan.
Empat bahagian
Untuk menerangkan cara penulisan surat pengiring seperti saranan Harvard, Relevan akan memecahkan panduan tersebut kepada empat bahagian seperti berikut:
- Alamat
Mulakan surat anda dengan tarikh surat tersebut ditulis. Jajarkan tarikh ke sebelah kiri surat.
Kemudian, langkau satu baris dan tulis alamat. Mulakan dengan nama penerima, kemudian jawatannya, nama syarikat, nama bangunan dan jalan dan diakhiri dengan poskod, nama bandar serta negeri. Ikuti contoh di bawah:
10 Mac 2023
Azim Rahman
Pengurus Sumber Manusia
Primewin Consultation Sdn. Bhd.
200, Jalan Clonlee
73100 Johol, Negeri Sembilan
- Perenggan pembuka
Di bawah alamat, letakkan sebaris kata aluan untuk penerima. Letakkan nama individu yang dituju secara spesifik dan gunakan titik bertindih.
Dalam perenggan pembuka, tulis secara jelas tujuan surat tersebut, namakan jawatan atau jenis pekerjaan yang mahu dipohon dan jika berkaitan, beritahu dari mana anda dapat tahu tentang tawaran jawatan tersebut.
Letakkan juga kemahiran dan kepakaran utama yang melayakkan anda untuk jawatan tersebut.
- Perenggan tengah
Letakkan contoh sokongan untuk menunjukkan anda mempunyai kemahiran dan kepakaran utama yang diperlukan dalam jawatan yang dipohon. Perkara sama seperti dalam perenggan pertama tapi jangan mengulang, terutamanya mengulang keseluruhan resume anda.
Jelaskan mengapa anda berminat untuk bekerja dengan majikan tersebut dan sebab anda mahu memasuki bidang yang dipohon.
Pastikan nada penulisan anda yakin dan ingat, penulisan anda dalam surat ini juga akan dinilai sebagai contoh penulisan anda. Tarik perhatian majikan dengan menulis secara ringkas tetapi padat.
- Perenggan penutup
Tekankan kembali minat anda terhadap jawatan yang dipohon dan keterujaan anda untuk menyumbangkan kemahiran kepada syarikat.
Ucapkan terima kasih kepada individu yang membaca surat tersebut atas kesudian mempertimbangkan permohonan anda dan tutup perenggan dengan maklumat emel serta nombor telefon untuk dihubungi.
Tutup surat dengan nama anda.
Panduan penulisan yang diterangkan ini boleh difahami dengan lebih baik melalui gambar ini:
Contoh surat pengiring
Berikut merupakan contoh surat pengiring yang baik menurut Harvard (contoh adalah dalam bahasa Inggeris):
-RELEVAN